「時間がない」焦るほどに進まない仕事、このまま続けますか?

「時間がない」焦るほど伸びる仕事の時間。改善するには?XXXがもう限界!これ以上無理!
「時間がない」焦るほど伸びる仕事の時間。改善するには?

もう、こんな時間。そういえばメールも減ったし電話もならいな。

この辺で一息入れようかな。

財布に手を伸ばして、廊下へと向かった。

ふと何気なく時計をみると19時を過ぎていた。

「ここからもうひと頑張りだ」

小さく心でつぶやいた。

。。

。。。

気づくと周りのからの音も静かになり、オフィスに入る光も少なくなってきた。

これが帰宅の時間のサインだ。

そろそろ、終電に間に合わなくなってしまう。

けれど、いまだに今日の分が半分終わってない。

一体いつになったら仕事は減るんだ?また明日になれば新しい仕事が入って今日のやり残しができない。

それだけじゃない。昨日の分だってのこっているのに。

こんなに時間がないのは自分のせいなの?

仕事がが多すぎるんじゃないの?!



仕事をしていると次から次と仕事が発生し、「時間がない」状態になっている。

そんな状況に悩まされていませんか。

仕事で必要な「報・連・相」をいつも行っている。お願いされたことはすぐに取り掛かっている。もちろん休憩時間を取りすぎてしまったりダラダラと仕事もしていない、遅刻することの無いように真面目に進めている。

なのに時間がない。こんな状況に心当たりはありませんか?

あなたはすでに仕事への取り組み方として大切な事を行えています!だって、これらが出来ていないとそもそも仕事が回らず終わらせる事ができずに、いつまでもダラダラと行うことになってしまいますよね。

ではこの「時間がない」状況が良くならないのはなぜでしょか。それは

どうやってこの状態を解決すればいいのか、今の状況に向き合う時間がない

というのが一番の原因ではないでしょうか。

これに気づいたあなたはもう解決のための一歩を踏み出しました、そうです。しっかりと原因に向き合えれば解決の方法は見えてくる事を知っているのですから。

この記事では

  • 時間がない理由。
  • 時間がなくならないように仕事を終わらせる方法。

具体的な方法を紹介します。

時間が無いのは自分だけ?

遅刻もせず真面目に仕事をしているのに時間がない。頑張っているだけにどこに原因があるのかわからず辛いですよね。

今、こんな状況になっていたりしませんか。

「時間がたりない」が原因で起きる問題

  • 次から次と仕事が発生して全く減らない
  • 残業時間になってからやっと落ち着いて仕事ができる。
  • 沢山仕事があるのにどれも締め切りギリギリな状態。

これらの項目に心当たりはありませんか。順番に見ていきます。

次から次と仕事が発生して全く減らない

朝から今日中におわらせなければいけない仕事をおこなっているそばから、上司から仕事が依頼される。「これ今日中にやっといてもらえるかな?まだ『朝だから』大丈夫だよね?」そう思って仕事を受け取る。

そしてふと目をパソコンの画面に向けると今度は【至急‼】の文字が入ったメールが何通か。え!これも今日中ですか……

そして電話が鳴り響き、「商品Aの値段について調べて教えてほしいんだけど、もうすぐ客先にだから『至急』お願い!」

一体なにが「至急」の仕事なのでしょうか。

残業時間になってからやっと落ち着いて仕事ができる

昼間は上司や外回りしている先輩などから電話をもらって休む暇がなく仕事が入り込んで、さらにメールの対応などにおわれてまた全く自分の仕事ができない状態。

そして定時を過ぎて一通り周りの人が仕事にひと段落して今日の仕事のお願いがおわったころ。やっと今朝やろうとしていた仕事がはじめられる。

自分時間が始められる時間が、定時過ぎてから、しかもサービス残業

沢山仕事があるのにどれも締め切りギリギリな状態

次から次と仕事が舞い込み自分の仕事を行う時間がないのでなかなか終わらず、提出するのはいつもギリギリ。なので、もしも修正などが入ると他の仕事にすぐに影響が出てしまい、まわりに迷惑をかけてしまい非難をあびることがあるのではないでしょうか。

少しでも手直しがあると他の仕事に影響がでてしまいう綱渡り状態

こんな状態が続いてしまうと……

  • 仕事に追われるばかりで全くスキルアップができない。
  • 残業ばかりで自分の時間が持てずにどんどん辛くなっていってしまう。
  • 締め切りを逃してばかりいると評価もさがり、まわりから冷たい扱いを受けてしまうことも。

このような状態はとても辛いですよね、でもしたくないですがこういう事って経験してしまうものですよね。

【筆者の体験】やっぱり仕事の時間が不足!けどジタバタしてみた

なぜこんなに仕事の時間が無いのだろうか。

わたしも考えたことがよくあります。

転職してまだ1~2カ月ほど経過して仕事をある程度見えてきた頃でした。

毎日、早く仕事を覚えないといけないという自分の中でのプレッシャーで仕事が終わらずに遅くまで残業を行い、帰宅してからも仕事の続きをおこなうというような事を続けていたました。

しかし長時間労働のために集中力は落ちてしまい、また家族との時間もとれずにすれ違いが起こるようになってそれがストレスでさらに仕事がすすまないとう悪循環に陥りました。

ある日のこと、「健康保険組合の仕事改善アイデア」に紹介されていた記事が目につきました。普段であればあまり読まないのですが、どうしても時間の無い状況を改善したくて頑張って時間を割いて記事を無心で読み、どうやったら自分の仕事でも使えるかをそれこそトイレに入っている時間も活用して真剣に考えてみました。

それにより、これから紹介する方法を実際に行っていくと、いままで溜まっていた仕事が徐々に進んでいくのが見えるようになりました。さらに仕事が進んでいることが実感できるようになり少しずつモチベーションも回復していきました。

そしてついに、んどんと仕事が進むようになり、いままでは当時の仕事量+仕事で必要な勉強の時間も確保して、新しい業務にもチャレンジできるようになりました。

もちろん家族との時間も増えてプライべートも充実を取り戻しました。

どうやって解決するの

良く言われている方法かもしれませんが、これらの方法が「仕事の時間がない」に働くとは思いませんでした。しかし、実際に実行してみるととても効果があり驚きました。

ではこんなにも仕事に追われて時間が無かった状態から抜け出てさらに仕事をこなしてほかの時間もかくほできるようになったのでしょうか。


時間が無いを制するには…
  • 仕事の優先度を考える
  • 完成度は60%程度に
  • 何より大切な健康な状態

仕事の優先度を考える

仕事は優先度が大切「順番」を決めて、適切処理しよう。

やはり優先度はもっとも重要になります。優先度をしっかりとつけて高いものから取り組むことが大切です。優先度の高いものを終わらせられれば、優先度の低い物は後回しにすることができます。

一日の終わりごろに優先度の高いものが残っていると、体力も減った状態で取り組むと時間も余計にかかってしまいます。

また優先度とはしごとの時間管理とも大きく関係あります。

時間管理は以下の記事にまとめました。


この管理ができると……

締め切りに余裕を持てる

すこし冒頭でも触れましたが、優先度の高い仕事を把握しその仕事から適切に行っていくと締め切りギリギリまで気づかなかったり、するようなこともなくなり、余裕を持って提出する予定が組めます。

ストレスが減らせる

仕事が山積みになっていてすべての方向から早く終わらせて!

といわれるともうストレスで辛くなりませんか?しかし自分にある仕事の取り掛かる順番が決まっていれば、あとはその流れに従ってこなしていけばいいのです。

もちろん仕事の途中で仕事を依頼されることもありますが、都度見直して順番を整えてあげれば横からの声もストレスを減らせます。

時間の無駄がなくなる

仕事の行う順番が決まっていると「次はどれをしようか?」と考える手間がなくなりその分時間の節約になります。

例えば次にやる仕事が決まっていないと、以下のような効率的な判断ができます。

NGの例
  • 今ファイル整理の仕事がひと段落ついた。
  • 次はどうしよう、企画書作成の仕事もあったし、メールの返信もしないといけなかったなと悩む。
  • そういえば先輩からも別なファイル整理の仕事依頼されてたな。ついでだから終わらせよう。
OKの例
  • 今ファイル整理の仕事がひと段落ついた。
  • 次の仕事は提出は二日後だけど、時間がかかって重要な仕事で優先順位が高い企画書の仕事に取り組む。

完成度

高い完成度の資料や仕事、じつはそこまで必要ありません。

まずは60点を目指して資料を作り一度提出してみましょう。それでも要点をつかんでいれば少しわかりづらくても、内部資料であれば会社のフォーマットに沿っていなくてもとりあえず、社内会議であればのりきれるのではないでしょうか。

また作られた資料を使った会議に参加する回数が増えるほどどのような所に力を入れてどこを抜いていいのか加減が解るようになってきます。その結果を反映するとすこしずつ資料の完成度を上げつつ時間を短縮して作る方法も身に着けられます。


この管理ができると……

60点から100点まで到達るのには時間がかかる

資料を作成を始めるとある程度の骨組みはできませんか?とりえずつたわるかな?という状態です。これがいわゆる60点の出来栄えです。

そこから100点にする時って、あれかな、これかな。と色々悩んだりしませんか?これが60点まで作り上げる以上に時間がかかる。そして悩ましい。

自分認識があっているか確認できる

折角自分で「100点」だと自信満々で提出した資料、ところが上司から沢山のダメ出し。さらになんか方向性もあっていないよう。とういかこの上司はいつもダメ出しばかり。

なかみみないでダメ出ししてないか?!

という場合の対策に有効です、60点で提出して相手の出方をみてそれに合わせて資料を作り上げていきます。

自分で100点を狙うよりも圧倒的に簡単です。だって相手がどうしてほしいか伝えてくれるのですから。

プレッシャーを減してフットワークを軽く。

どの仕事もとりあえず60点で終わると考えてみてください。上記のように60点までならあまり深く考えずに進められませんか?そう思うと仕事にとりかかるのもプレッシャーがへるのではないでしょうか。

さらに気軽に仕事に取り組めるようになるとフットワークが軽くなります。

睡眠の確保

寝ないと仕事は持ちません。

以下のアンケート驚くような結果がありました。

時間ができたらやりたい事に一番が「睡眠」でした。

睡眠が取れないほどの仕事は異常だと感じながも、そんな状態に自分がなっていまいた。

そして同じ状態になっている人がとても多いということです。

睡眠が少ない状態では集中できず時間がかかってしまいます。また頭が働かないので良いアイデアがうかばず資料の作成自体が引っかかったりして進まなくなってしまいます。

さらに間違いの原因にもなりその間違いが追加の仕事を生んでしまい余計に時間を浪費する結果になってしまいます。

この管理ができると……

ストレスをリリースすることができる

寝ている間におきている時にあったストレスをリリースする効果が睡眠にはあります。しっかり寝ないと前日の疲れや辛かったことがまた引きずってしまいます。

学習した物などを記憶に固定する

昼間に覚えたことなどこれらをしっかりと記憶に落とし込むには睡眠が必要です。寝る時間がとれないとせっかく学んだことも次の日起きると覚えていないということも!?

脳の回転速度がおそくなり処理能力がおちるのを避けられる

睡眠が足りない状態で生活していると頭の考える速度がとっても遅くなります。この遅くなった状態ではより一層仕事に時間がかかってしまいますね。

この方法を実際に行うと3つの激減

私は実践したおかげで冒頭でお伝えしたように大きく仕事のやり方を変える事が出来ました。

次はあなたの番です。

仕事が目に見えで激減

いままで行っていた残業が日に日に減っていきます。この方法があたりまえに出来るようになった時には以前の仕事以上に仕事をこなせるようになっているはずです。

残業が激減

時間ないに仕事がおわるようになるので残業を減らせるようになります。毎晩19時からやっと自分のしごとの時間だと安心するような生活は昔の記憶となりまよ。

ストレスが激減

仕事が終わらない、残業が今日も遅い、追い詰められる状態での間違い。このようなストレスから解放されます。時間のプレッシャーってかなり重たいものがありますよね。このプレッシャーからの解放はかなり気持ちが楽になるのではないでしょうか。

まとめ : 時間がないのは仕事の見直しで改善できる

仕事をしているとキリがなく増えるしごと、場合によっては処理するよりも増える量が多いなんて場合もありますが、時間がないのは他の原因もあります。

  • 原因:余計な物に時間がつかわれてしまう。またうまく効率化が図られていなくて時間がかかってしまう。さらに忙しいがために乱れた生活もさらに時間を無駄にかける原因になる。
  • 対策:必要な睡眠をとり、がんばりすぎず60点できたらそれ以上時間をかけずに一度完成とする。また優先度の高い仕事から取組み大切な仕事を効率のわるくなる時間帯におこなわない。

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