「仕事でのメールが絶え間ない」時間がかかるメールを効率化!

「仕事でのメールが絶え間ない」時間がかかるメールを効率化!何とか解決したい!
「仕事でのメールが絶え間ない」時間がかかるメールを効率化!

さあ、今日も一日頑張ろう。

そんな気持ちでパソコンを開く。

そしてやってくるメールの嵐…

取引先からの「至急」、先輩からの「優先」、上司からの「重要」

そんな文字ばかりが次々の目に入る。

うあぁ、もうどれから取り掛かればいいんだよ!



そんなこと思いながらも、どうせやるなら順番なんて気にしてられない。

まあ、適当に上から順番にやっていくか。



そういえば、昨日のメールもまだやりのこしあったっけ。まあ、いいやあとでやろう。

こんなに沢山あったらいったい昨日のメールはいつやるばいいんだよ?!
そんな間にまた新着メールが…


仕事をしていると次から次と追わりなく入ってくるメール。

もう一日メールのこないで一日落ち着いて仕事をする日がほしい!

なんて考えてしまったことはないでしょうか。

とても便利なメールなだけに手軽に出されて、そのメールに追い立てられるのも事実なのでは。

時間ととられがちなこのメールですが、うまく付き合って効率的に進めたいですよね。

この記事では

  • メールに時間がかかってしまう原因
  • 時間のかかるメールの時短するには?

具体的な方法を紹介します。

メールに時間がかかる

沢山よることがあるのにメールの対応だけで一日終わってしまった。そんな一日になってしまうことってありますよね。でも無視することもできないし、どうしたらいいのでしょうか。こに原因があるのかわからず辛いですよね。

今、こんな状況になっていたりしませんか。

「メールに時間がかかってしまう」が原因で起きる問題

  • 他の仕事が進められない
  • 返信を待っている人が仕事を進められず、業務が遅れてしまう
  • 時間がかかってしまうのでそもそもメールが減らない

どれも問題ありそうですね。。。順番に見ていきます。

他の仕事が進められない

メールにばかり時間がかかってしまい時間が無くって他の仕事が進まなくなってしまいます。

メールだけを対応すれば良いというお仕事は少ないと思います。具体的に体動かして行う作業やパソコンで資料を作ったりとメール以外にも色々とやることはあるはずですが、

こちらが進まなくなってしまい、結果仕事が終わらず残業になってしまったり。

返信を待っている人が仕事を進められず、業務が遅れてしまう

一方的な連絡メールだけならいいのですが、メールの相手があなたの返事を待っている場合、相手もその先に仕事があり、場合によっては期限があるのではないでしょうか。

メールの返信に時間がかかってしまうと、相手の期限を過ぎてしまったり、

メールの返信相手のさらに先の人にも遅れがでてしまったり、業務全体の遅れにつながってしまう心配があります。

時間がかかってしまうのでそもそもメールが減らない

メールというものは便利ですね、手紙のように間違えてもすぐに直せて、切手やポストに入れるといった作業もいらずに簡単に海外でもどこでも瞬間に送ることが可能です。

この手軽さから色々な人が利用しており、簡単に受信箱に溜まってしまいます。

よってメールの対応するのに時間がかかってしまうとどんどんたまっていきさらに悪循環が生まれてしまいます。

こんな状態が続いてしまうと……

  • メールに追われるばかり全然仕事が進まず、達成感がない。
  • 残業ばかり増えてしまい仕事がたまり体も心も辛くなっていってしまう。
  • 業務も遅れてしまい周りからも注意されたり不満の声が上がってきてしまう。

このような状態はとても辛いですよね、しかしこのような経験をしてしまうものですよね。とくに新しい業務についたり転職や就職してすぐだとなかなかやり方がわからずこのような状況になってしまったりするのではないでしょうか。

メールの時間のかかる原因って?

パソコンを開けて「至急」「重要」「優先」などタイトルにあるメールをいくつか受信してさらに受信ボックスがとても多い新着メールがあった朝。

もうそれだけで、気分がげんなりしてしまいどれから進めればいいのか考える気力もなくなり、適当に上から進めていったりしませんか?

しかし、今日はここでなぜ時間がかかってしまうのか一緒にか考えてみませんか?

時間がかかる主な原因は…
  • メールが整理できていない
  • すべてにしっかりと目を通さないと安心できない
  • すぐに返信したい
  • 内容に時間がかかる

メールボックスが整理できていない

さっきのメールが行方不明

メールの整理は後で参照するときにとても有意義です。過去のメールは一度目を通したら必要無いという人もいるかもしれませんが、もしも過去のメールを確認することが多い場合、

この整理のひと手間ができておらず後から探すときに多くの時間を使っていることって意外と多くありませんか?

すべてにしっかりと目を通さないと安心できない

自分の所に来メールは一つたりとも見逃さない!

すべてのメールを一つ残らずしっかりと目を通していては時間がかかってしまいます。

しかしどれが重要かなんてのはわからないですし、ましては無視や見ないで放置するなんてのはその後何が起きるわからずリスクが高すぎでできません。

すぐに返信したい

メールボックスに未読があるのが落ち着かない。

相手を待たせず仕事をしたい、遅れ無いようにということですぐに返信をする。簡単な内容であればできるかもしれませんが、返事に色々と調べたり、段取りが必要な場合はなかなすぐに終わりません。

しかし、メールが届いた順番から行っていると、時間のかかる内容でも優先順位の低いアイテムでも関係なく対応していると、メールに付きっきりになってしまい他のメールに対応できず、結果全体的には遅くなってしまう場合があります。

内容に時間がかかる

そもそもメールの「中身」に時間がかかる。

メールの内容が簡単な連絡ではなく、時間のかかるような業務の依頼であったりするとその返事を準備するのに時間がかかってしまいますね。

効率的なメール時間短縮の方法は?

日常的なメール対応ですが、何気なく必要と思って行ってしまいそうな事ですが、

どれも時間のかかってしまう要因になってしまいがちです。

しかし、少し気をつけてやり方を工夫するだけで、大きく改善することができます。

  • メールの対応時間を決める
  • CCのメールには肩の力を抜いて対応
  • すぐに返信できる物はその場で処理する
  • 時間のかかるそもは期限を予定を決めて取り組む

どれも重要です。具体的にはどうするのでしょうか。

メールの対応時間を決める

いつまでも張り付いていては他の仕事がすすまないです。

メールはあなたの都合関係なしに送られてきます。そしてさらに一方的に「至急」「重要」「優先」などタイトルがつけられて。

これに毎度反応して「やらないと!」とほかの仕事を中断してしまっては仕事がなかなか進まなくなってしまいます。

そのような状況にならないためには、メールの対応する時間を決めるのがお勧めです。

例えば…

出社して最初にメールを確認して、その日の仕事の予定を決めて、昼頃に再度確認して、優先度の調整。最後に仕事終わる1時間程度前に急な用事など入っていないか再度確認してその人終わりのための予定を再調整する。

といった決まった時間に行うと、メールの確認時間以外は業務を進めることができるのではないでしょうか。

もちろんメールの確認する頻度は業種や立場によって適切にかんがえなければいけないと思います。

CCのメールには肩の力を抜いて対応

CCのメール実は重要でない物がほとんど?!

メールボックスをみてみると意外とCCで届いてるものが多くないですか?

このそしてよく内容をみてみてください、そんなに重要でないものがほとんどではないでしょうか。

例えば以下ですね。

CCのメール内容
  • メンバーへの情報共有のためにCCに入っている。
  • もしも部下を持っている場合は、部下の仕事をあなた(上司)に把握してもらうため

基本は何か行動を起こすことが必要ない場合が主になるのではないでしょうか。

しかし、「知らなかった」ではまずいので目は通す必要があるかとおもいます。

そのようなCCメールは他の「あなた宛て」すなわち「TO」で送られてくるメールよりも重要度が低いです。

よって、CCメールだけを別なフォルダに入れたりタグをつけて受信した時点から重要度が低いとわかるようにして、区別します。

例えば別フォルダに分けた場合は…

受信ボックスから移動しているので、対応しなければいけないメール量は減り、気分も楽になるはずです。またCCメールのボックスを確認するときも、読むだけ、あたまに留めておくだけ。という気分で楽に取り組めるのではないでしょうか。

すぐに返信できる物はその場で処理する

できるだけため込まないで、すぐにできそうと判断したものは即処理してしまう。

CC以外のメールでも確認だけで終わるメール、内容の判断を求めるいて、すぐにYES またはNoで返事が出来るメール。このようなメールは後回しにしないですぐに対応して減らすことで、気分が楽になります。

具体的には5分以内に終わりそうなら対応するなど、線引きをしておくすぐやるかやらないかで迷う事も減るのではないでしょうか。

時間のかかるそもは期限を予定を決めて取り組む

重たい仕事は腰を据えて

とても時間がかかるような大きな仕事をメールでもらう場合もあるかと思います。このような場合はもう覚悟するしかありません。

いつまでに終わらせるか?をすぐに確認してそれに必要な時間を考えてそのメールの対応時間中に予定を立てましょう。

そして、可能であればメールの相手に予定の連絡とその予定で問題無いかを確認しておくと、相手はいつまでに結果が貰えるのは予想が立てられ、無駄に返事の催促をされたりせずに、お互い気持ちよく仕事がすすめることができるのではないでしょうか。

まとめ : メールも対応しの仕方次第

ここで紹介した方法を試して是非メール業務を効率化を行ってみてください。

効率化が進むと…

-適格で簡素なやり取りで時間短縮

-時間や優先度が管理できるのでたとえ未読があっても振り回さず気持ちも楽になる

-内容の優先度で分けるので今までにくらべストレスが激減

このような効率化を手にいれてどんどん、メールの達人に近づいていってください!

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