「丁寧な仕事は時間がかかる」そんなあなたの質を落とさず効率化?!

「丁寧な仕事は時間がかかる」そんなあなたの質を落とさず効率化!XXXがもう限界!これ以上無理!

過去の叱られたメールを見ながらふと思いふけってしまった。

「やっと最近は間違いも減ってきて、周りに迷惑をかけないように仕事ができるようになったな。」

これはとっても喜べること。でも。。。

ふと周りを見渡すとすでに残っている人はほとんどおらず。自分の周りだけがライトが灯っている。

柱の時計をみるとすでに21時すぎ。

「確かに間違いは減ったけど、こんなに時間がかかってちゃいつまでも終わらないよ。」

前みたいに間違いで迷惑はかけたくないけど

そのためには時間を使うしかないのか?!

仕事自分の仕事の能力はこんなものなのか?!



いつも遅くて仕事に時間がかかっている。

でもいくら早く済ませようと思ってもしっかりとやらないのはやはり不安ですよね。仕事だからやり直しなく最初から完璧にこなしたいのではないでしょうか。しかし、完成度半分でも良いという言葉も良くみみにするのではないでしょうか。

一体どの程度の完成度を目指して仕事を行えばいいのでしょうか。

この記事では

  • 時間をかける/かけない仕事を判断する方法
  • 仕事にかける時間を短く、さらに効率的に行う方法

具体的に紹介します。

時間をかけるべき仕事がわからない。

やはり仕事でのミスはだれでもしたくないものですよね、そのためにはしっかり確認して行う。とっても大切なことだと思います。

しかし仕事には期限があり、決まった時間内しあげなければいけないことがほとんど。

時間をかけすぎてしまうと何が問題なのでしょうか

時間をかけすぎて仕事をしてしまうと…

  • 戻りや振り返りが多く、次に進めない。
  • 時間ばかりかかり期限が守れない。
  • 仕事内容が理解できない
  • 周りに迷惑をかける。

このような問題が考えられます、順番に見ていきます。

戻りや振り返りが多く、次に進めない

仕事を進める時に解らなくなったり、疑問に思ったら立ち止まり、振り返ることが大切を言われます。それは理解できていないまま進めてしまうと、かならずつまずいて間違ってしまうからです。

しかし、少し進んではまた解らず戻っての繰り返しを行っていると、仕事自体がすすまずいつまでも終わらない状況なってしまいます。

これではいつまでたっても仕事が終わらせることができません。

時間ばかりかかり期限が守れない

間違いのない正確なで丁寧な仕事をすることは大切です。丁寧な仕事の代表的な物が「見直し」と「事前準備」ですね。

間違ったままで資料や作業を次工程に渡してしまったり、お客さんへ提出してしまったりすると大きな問題になってしまいます。そのために「見直し」は有効な手段です。

また、事前にしっかりと準備ができていれば本来の仕事に取り掛かったときに問題にあたることが少ないと思います。例えばプレゼン前の準備等ですね。

しかし、これは大切ですが、時間も当然かかります。

これらの時間がかかりすぎて本命の資料が期限まで完成しなかったりと十分な時間があてられず完成度が低くなってしまっては時間のかけすぎとなってしまいます。

仕事内容が理解できない

仕事は丁寧に確認することで細かい所に気を配ることができるようになると思います。しかし、細かい所ばかり気を配ったり、

先ほど説明したようなやり直しを繰り返していつまでも最後ま到達せずにいると、

全体を見渡すことができなかったり不十分になったりして仕事を理解できない状態になってしまう場合があります。

周りに迷惑をかける

仕事は一人で行っているという人は少ないのではないでしょうか。

ほとんどの場合あなたの前後にも連携して仕事をする人がいてあなたの完成した物を利用して次の仕事をしませんか?

または次のステップに同僚がいなくても、お客さんがいて仕事をまっているではないでしょうか。そうなると一人の遅れが仕事全体の遅れやお客さんに対して遅れを作ってしまいますね。

遅れの発生は周りの同僚やお客さんに迷惑をかけてしまいます。

こんな状態が続いてしまうと……

  • いつまでも時間仕事が終わらず残業ばかりになってしまう。
  • 仕事に追われるばかりになりいつもプレッシャーを抱えてしまう。
  • 周りへの迷惑から例え仕事の制度が高くて丁寧にこなしても任されえる仕事が減ってしまう。

このような状態が考えられてしまいます。でも少しやり方を変えることで現状を変えることができます。

時間をかけるべき仕事とは?

一度大きな失敗や仕事を間違いなく正確にこなそうと思うとどうしても時間がかかってしまうものです。しかし、すべてに丁寧に時間をかけていては終わる事もできません。

そこで時間をかけるべき仕事をしっかりと行い、それ以外の仕事は少し手を抜いて迷惑をかけたり間違いなないか等様子をみながら進めていくのが改善していく良いステップだと思います。

では時間をかけるべき仕事とはどのような物なのでしょうか。

時間をかけるべき仕事とは…
  • 複雑な内容
  • 間違いが発生した場合に多くの人に影響する
  • 何度も発生する仕事の効率化

複雑な内容

一つの結果を得るために調べたり、計算したり、測ったり、整理したりと色々な作業が複雑に連携している物が複雑な内容の仕事になるか思います。

このような仕事は中断すると大変です。またやり直すときに以前やったところまで頭を戻さないといけません。

しかし1日前の作業だったりしたらなかなか思い出せず、やり直したり、再確認したりと頭を戻すのに時間がかかってしまいます。

このような仕事は中断せずにまとまった時間を確保して一気にやってしまうことが効率的ですね。

中断がないので頭を戻す時間も必要なく時間の節約につながります。

間違いが発生した場合に多くの人に影響する

もしも間違いが発生した場合に手直しがきかないような仕事または、手直しができても多くの人に影響してしまい、この仕事に関わっている人のほとんどに再度同じ仕事をさせてしまうような仕事は間違いが許されない状態ですね。

このような仕事は最初から間違いないように時間をかけて行った方が良いと思います。

何度も発生する仕事の効率化

仕事の内容は多岐に渡りますが実は少しさがって全体を見渡すと同じ事の繰り返しということが多いです。

例えば、セールの仕事では営業をしてプレゼンを行い見積を作成し受注につなげる。

もちろん、各お客さんによってその手法やプレゼンの仕方、見積の内容も違うはずですが、全て違うわけではなく共通する部分もあるのではないでしょうか。

それらを効率化するようなフォーマットや、

実はこれが出来ていないと仕事は思いのほか時間がかかってしまいます。プレゼンのフォーマットを自分のお客さんの種類に合わせて何種類か準備したり、計算のパターンを準備したり、営業のツールを最適化したりなど、幾度となく発生する仕事の最適化を行うと時間が短縮化できます。

そのためにも仕事効率化のための時間は大切で是非とも時間をかけておこなってほしいです。

時間をかける仕事がわかると…

  • 時間をかけない仕事がわかる。
  • 手直しを行いながら進める仕事がわかる。
  • 最初から時間がかかると認識して必要な時間をかけるので抜けなく完成度の高い仕事ができる。

時間をかけない仕事がわかる

時間をかけるべき仕事がわかりました。なのでそれ以外の仕事は一度手を抜いて行ってみてください。

最初は心配かもしれませんが、きっと特に影響無く進める事ができるのではないでしょうか。

もちろん、最初は手を抜いたせいで間違いが発生するかもしれません。しかしすでにまわりへの影響が大きい仕事ではないはずなので挽回もおおきな労力を必要としないのではないでしょうか。

また、間違いはだれにもであります。たまにの些細な間違いが発生してしまった場合は誠意をもってあやまり対応することで問題になることは無いはずです。

時間をかけない仕事がわかると……

仕事の背景と重要度を理解できる

時間を書けない仕事は周りへの影響する範囲や重さですでに切り分けをしているはずです。

よってこの時間をかけない仕事に分けられた仕事と重要な仕事を見比べる作業を常に行う事で自然とその仕事の影響度そして、重要度が理解できて全体のどの部分の仕事をしているか考えられるようになります。

全体を理解して自分の担当業務をおこなうことは仕事を進めるうえで大切な事です。

体調に合わせて仕事を選べる

仕事をしていると体調や気分がすぐれない時もあるかとおもいます。

そんな時に複雑な仕事をすると間違えてしまったり、さらに具合に悪くなったりしますよね。

そのような時に時間をかけない仕事を行う事で体に負担を少なく仕事を行えるのではないでしょうか。

体調に合わせて仕事の負荷量を調節できると長い目で仕事をしていくことを考えるととっても有効です。

手直しを行いながら進める仕事がわかる。

すぐに解らなくなったら戻るのでは無くある程度進んで全体像を把握しながら進めることができる。

間違いの無いように少し分からなくなっては戻って確認してという方法を繰り返すといつまでも同じと部分を行ったり来たりしてしまい、なかなか全体像が見えこなくて仕事の進ませる方向がほとんど見えてこないがためにはかどらないという事が発生していたりしませんか。

例えば…

何かの説明資料を作るときなど、いくつかの段落など「かたまり」に内容が別れると思いますが、一つのかたまりを完璧に作り上げてから次のかたまりを作成したり。

この場合は、おおざっぱでもよいので全体を通して作ってしまい、その後に、に全体のバランスを見ながら詳細な内容を付け足して完成させていく。

手直しを行いながら進める方法を行うと……

仕事の質が良くなる

資料作成の仕事が特にわかりやすいですが、全体をみながら作業を進めていくので、資料に最初から最後までのまとまりがでてきて、説明をされる側が解らいやすいです。

また、全体を見直しながら進めるので、作っている本人の理解も深くなります。

かかる時間が短くなる

資料作成の場合、各まとまりをしっかり作っていった後に全体を見渡してみると、ある部分はとても手厚く説明があるのに他の部分はスッキリしすぎて物足りなかったりと全体のバランスが悪かったり、全体でまとまりがなかったりする場合があり、

それらを再度調整するとその時間がかかってしまいます。最初から全体をみながら進めるとこのような問題を避けることができて、時間の節約につながります。

抜けなく完成度の高い仕事ができる

最初から時間がかかると認識して必要な時間をかけるので抜けなく完成度の高い仕事ができる。

時間のかかる仕事が事前に解っていれば、例えば朝から一日その仕事のために時間を準備してとりかかる事がきます。

そうすることで、仕事が終わらずに次の日に回したり、途中で別な仕事をおこなったりと食事や休憩等の他に必要以上の中断時間を無くして、集中して一気に進める。

という事を意図的にできるようになります。

このように時間をうまく管理しながら進められると……

仕事の完成度があがる

中断が必要無いので、複雑な計算が必要な仕事や、多くの資料を整理しながら進める仕事などは時間や周りからの影響等の制約で止めるのではなく、区切りいい所まで自分の意志で進めことができます。

このようにまとまって進められるので完成度が上がります。

無駄な時間が無くなる

もしも、時間や周りの影響等の制約で中断していると、資料を読み解く途中であったり、計算の途中であったりします。

そのような場合複雑な仕事の場合途中の結果や状況は覚えていられず、再開したときにまたある程度やり直しをしてからでないと続けられないです。

このような時間を無くすことができます。

まとめ : 時間のかかる仕事をしっかりと理解する事が大切!

ミスが認められないような仕事や手直しがとても時間のかかるような仕事というものがあります。そのような仕事は最初からしっかりとやらなければいけないと考えられるのではないでしょうか。

しかし、全てが仕事がそのような仕事ということは無いはずです。

どの仕事が時間をかけなくてはいけない仕事なのか見極めてすすめることが大切などおもいます。

  • 時間をかける必要のある仕事を見極めて、しっかりとかける。
  • それ以外の仕事は少しずつ手を抜いて様子をみていく。

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