仕事に潜む沢山の時間の無駄!こうやって解決しよう

仕事に潜む沢山の時間の無駄!こうやって解決しよう仕事がしたくない!

「いい所まで進んだのにまたあの定例会議か~はぁ、時間がもったいないくて行きたくないなー

「今日の議題ってなんだっけ?お前しってる?」

知るはずないじゃん、いつも始まってから、発表されるでしょ?もちろん資料もそれからだし。先週の続きじゃない?」

「あれ?先週何話した?、全然思い出せないや。」

「そうりゃそうだよ。お前にほとんど関係ない案件だもんね。」

ああ、今日の会議早く終わらないかなー。

どうせ今日も予定通りにいなんておわらないんだろうなー。もう会議の日にプライベートの予定いれるのやめよう。。。

ある業務のこれからのすすむ方向を決める時には色々な分野の意見を取り入れながらリスクの見積と成果を予想してます。そのためには一度に集まって議論する会議という場は有効ではないでしょうか。

しかしこの例のように目的がはっきりしない状態で、関係の薄い人も呼びさらにいつまでもダラダラとおこなう会議は時間の無駄の代表的ですね。ほかにも職場には色々は時間の無駄が潜んでいます。

このような時間の無駄があるために、やらなければいけないことが進められずにストレスを感じることはよくあるのではと思います。

この記事では

  • 仕事に時間の無駄なことがこんなにあるの?
  • 無駄な時間を有効に変えるためには?

具体的な方法を紹介します。

仕事に時間の無駄を感じるときは?

会議のときのようにわかりやすい時間の無駄もありますが、あまり気づいていない所でも時間の無駄は存在します。それはあまりにも当たり前になっている事だからです。

どんな事が時間の無駄だと思われているのでしょうか。

出典:FMMプライムオンライン 仕事が進まないのは無駄な業務が多すぎるから?社会人の42%は”朝礼”を無駄な仕事として回答!日本人は非効率的な仕事をいつまで続けるのか?:https://taisyokuagent.com/articles/558】

調査の結果では日本の文化で特徴的な朝礼やハンコでの承認といった物が上がりました。これらは現代の業務スピードに合わない文化とにありこのプロセスがあるために業務に支障がでているように思えます。また会議や資料作成は必要な業務ですが、これらに時間を取られすぎているため無駄な業務ととらわれているではないでしょうか。


[無駄だと感じる業務]

現在の教務スピードや文化に合わないような、ハンコや朝礼としった物が無駄と考える人がおおい。


無駄な理由

最初は必要な物だったのかもしれませんが、今となっては無駄になったものまたは本当はひつようなのに無駄となってしまったものなど各々理由があるのではないでしょうか。その理由からどうするべきなのかが見えてくるのではないでしょうか。

朝礼が無駄な理由

この時間があったのなら少しでも早く業務に取り掛かりたいものです。この習慣メールや携帯電話等がない時代にお互いの予定を把握したりする目的がありましたが、今の時代これらの連絡項目は朝礼という形で行わなければならない理由はありません。

スピーチ行う会社もあるようですが、そのための準備に時間を取られてスピーチを行う方は大変です。さらに聞く方そのスピーチを聞いて業務に効果的に作用するのでしょうか。これらが無駄といわれる理由ではないでしょうか。

ハンコによる承認が無駄な理由

もう時間の無駄でしかないように思えます。社外向けにはどうして必要な所があるかとおもいます。しかし社内ではハンコの承認というプロセスのために業務をとめるのは大きな無駄です

会議に無駄がある理由

会議は必要なコミュニケーションですが、会議中はその参加者の時間を拘束しています。そこで冒頭にあったような進め方をすると会議も無駄な事になってしまいますね。

資料作成が無駄と言われる理由

資料は相手にわかりやすく伝えるための手助けに用いられるツールですが、頑張って作った資料も会議にペラペラと横目で見られて5分後にはシュレッターになんてことありませんか。こんな事になってはもちろんやる気も起きず作成に費やした時間は何だったのかと、落胆してしまいますね。

無駄を改善しよう

もしも今働いている会社でこれらがある場合、なんとかしたいものです。しかし、転職をしないかぎりこれらを一発ですべてかえることは無理です。しかし各項目自分で少しづつ工夫をして時間の無駄をへらして改善することは可能です。

朝礼改善

無くなれば一番いいのでしょうがそれを提案したところで悪者扱いされるだけかと思います。なので朝礼のある会社では辞める以外になくすことはかなり難しいでしょう。朝礼をやめさせる事に力を使うくらいならいっそ朝礼を自分のアピールポイント使うのいかがでしょうか。みな朝礼ではやる気の出る話やためになる話し等をしているかと思いますが、個人としては感謝を伝える場としてはいかがでしょうか。

普段感謝を伝えていますか、あの時助けてもらったがお礼をしましたか?人は感謝されると嬉しいものです。是非この時にAさんにいついつこの作業を手伝てっていただいてピンチを救っていただきました。あの時はとても感謝しました、すぐにお礼を言えなくて申し訳なかったですがありがとうございました。と言われて嫌な思いはしないのではないでしょうか。

ハンコの改善

私は外資系企業に勤めておりますが、日本法人であるため場合によってハンコにて承認が必要な場合があります。しかし上司は許可の意志があるのにハンコが押されないために仕事が止まってしまっては問題になります。そこで承認者が出張などで不在の時には事前にメールで関係者が見えるように入れた状態で承認を得て、仕事を実行に移し承認者が出社したときにハンコを残すという事を行っています。

上記の方法は一つの案ですが可能な場合もあります。是非一度挑戦してみてください。

会議の無駄

自分で主催する会議の場合は準備から進め方などある程度自由にきめることができるかと思いますが、招待された会議では進め方など主催者が主導権を握ります。その主催者の準備不足や進行が上手で無い場合、参加者が無駄な会議だと考えてしまいます。

この会議は本当に必要か考えて必要無い場合は断るのが会議の無駄を省けます。

会議の出席が本当に必要かの確認:

会議参加前に自分の考えをまとめておきたいので、議題と決めたい事を確認しておく。

もしも参加する必要無しと判断した場合は断りましょう。

資料作成の無駄

資料にはその目的があります。目的とあなたが主張したいことを理論的に解りやすく説明するものではないでしょうか。よって主張がはっきりしていないと資料が迷走して時間ばかり消費して出来上がったものも伝わらず無駄な資料になってしまいます。

また、依頼された資料でも誰向けにどの程度の時間で説明する資料なのかを事前に確認することで無駄に資料の方向性で迷う必要がなくなります。

完成度も注意したいところです。社内向けの飼料であれば装飾にこだわらず伝えることに特化した資料作りで効率的につくりましょう。

資料つくりには近いうちに記事を公開予定です。

まとめ : 時間の無駄は意外とおおいでも解決できる

仕事にはまだまだ効率的にできず時間の無駄が沢山あるようです。しかもそれが通常の業務に入り込んでしまい気づかないこともあります。

朝礼やハンコ、会議、そして資料作成が主に時間の無駄になる原因でした。しかし、どれも無くすことができないまたは無くすことが難しいものでした。

しかし、改善を試みることができるアイテムもありました。是非今回見つけた無駄であなたの職場にも潜んでいるものがあれば見直してみてはいかがでしょうか。

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