やっと、上司からの仕事がひと段落。
いつも寸前で納期ギリギリの仕事をふってくるの本当辞めてほしい。
こんな仕事を相手にしていたらいつまでたっても自分の仕事が済まないよ。
さて、さっき途中だった企画書を再開するか…
と自分2時間前に離れた企画書のページを見るが、さっきまで浮かんでいたアイデアの断片がもう忘れてしまった。。。
あとすこし考えたら形になるはずだったのに、「なんか良いアイデアだった」ってことした思い出せない。
うぉあああああ！
しっかりと集中して考える時間が欲しい。
仕事をしていると上司や先輩から「すぐにやってほしい」と飛び入りの仕事を頼まれる事ってよくありますよね。
そしてしばらくやってその人にとっての「緊急と言われた」仕事を終わらせて、もどる自分の業務。
そこにはアイデア勝負や複雑な計算がが必要で、中断されるとかなり立ち戻らないといけない業務があって、やり直しを行う羽目になったなんてことありませんか？
こんなことをやっていては仕事がいつまでも終わらずはかどりませんよね。
この記事では
- 時間管理ができない時に起きる問題
- 時間を管理して仕事をコントロールする方法
- 時間管理が出来るようになるとどれだけ仕事が効率化するか。
を紹介します。
時間管理ってどうやってやるの？
仕事を真面目に取り組んで行っていてもいつも、時間内に終わらなくてみんなに迷惑をかけてしまう、どれも「大切」「至急」といわれると迷惑かけないようにすぐにとりかかっているのに。この仕事どうやって管理すればいいの？
今、こんな状況になっていたりしませんか。
「時間が管理できてない」が原因で起きる問題
- 仕事が増えるばかりで全く減らない。
- 仕事の質が落ちていつも完成度の低い報告やレポートにになりがち。
- 沢山仕事があるのにどれも締め切りギリギリな状態。
- 忙しくなさそうにしている人よりも仕事の評価が低い。
これらの項目に心当たりはありませんか。順番に見ていきます。
仕事が増えるばかりで全く減らない
仕事は真面目にしています。でも全く減らない。
一つの仕事を行っている途中から上司から、外出先の先輩から電話で、そして取引先からメールで仕事の依頼。どれも「至急」「緊急」「なるはやで！」
いまおこなっている仕事を中断して、その依頼にとりかかる。
もちろん、5分位で終わる仕事ならそんなに負担にならないかもしれませんが、すべてが短時間で終わる仕事ばかりじゃないですよね。
さっき頼まれた上司の仕事
「その『至急』の仕事今日一日はかかる仕事なんですけど…いつまで？！」
仕事は全部「至急」の仕事なのでしょうか。
仕事の質が落ちていつも完成度の低い報告やレポートになりがち
仕事で依頼を受けるたびにその都度切り替えて仕事をすると、その前に行っていた仕事に戻った時、「頭を戻す」のが大変になりませんか？例えば
- 新しい企画を練ったりしている時、さっきまでまとまりかかった良いアイデアを忘れてしまう。
- 複雑なお金や技術的な計算行っていて途中の計算の理解を忘れてしまう。
- 図面を作成していたり、プログラムを書いている途中で前に自分が書いた内容を忘れてうまく続きがかけない。（エンジニアの場合）
このような状態では折角よい仕事ができる素質があるのになかなか結果に反映できません。
仕事真面目に取り組んでいるのにいつも結果が出せなくなってしまいます。
沢山仕事があるのにどれも締め切りギリギリな状態。
仕事は増えてきますが処理する速度が追い付いていないのでいつも提出がギリギリ。真面目に取り組んでいるのに終わらないので気分も下がり、ますます仕事が遅くなってしまいませんか。
また、一つの間違いでこのギリギリがバランスを崩して取り換えしがつかない惨事に見舞われることも。
いつも仕事の締め切りにははギリギリのバランスで成り立っている。
忙しくなさそうにしている人よりも仕事の評価が低い
仕事に追い詰められながら場合によってはサービス残業までしてなんとかギリギリの所でこなしている。そして、なんとか期日をまもって迷惑かけないようにやっているのに。
なのに！いつも余裕をもって（正直暇そうに見える）人よりも評価が低い。そんなことがおきていたりしませんか。あの人はごますりがうまいのか？なんてひねくれた考えが生まれてしまうことも。
自分ばかりと自己嫌悪になったり他人に不信感を抱いたりしてしまう。
こんな状態が続いてしまうと……
- 仕事に追われるばかりで「やらされている感」が大きくなりモチベージョンがあがらない。
- 仕事に集中できず効率があがらないため成果もあがらず評価されない。
- 自分ばかりと責めてたり、あの人は「ズルい」という考えが生まれて人間関係がギクシャク
このような状態はとても辛いですよね、でもしたくないですがこういう事って経験してしまうものですよね。
どうやって解決するの
良く言われている方法かもしれませんが、これらの方法が「仕事の時間がない」に働くとは思いませんでした。しかし、実際に実行してみるととても効果があり驚きました。
ではこんなにも仕事に追われて時間が無かった状態から抜け出てさらに仕事をこなしてほかの時間もかくほできるようになったのでしょうか。
- 仕事の優先度を考える
- まとまった時間を確保する
- やる事リストを朝つくる
- 予定を入れない時間を作る
- 一日の流れに習慣化する
仕事の優先度を考える
先のやるものと後にやるもの「順番」は大切です。
やはり優先度はもっとも重要になります。優先度をしっかりとつけて高いものから取り組むことが大切です。（すいません。どこにでもありがちな言葉ですね）
では優先度はどうやって付けるのでしょうか。
優先度の決め方
よく言われているのは以下になりますね。
- 優先度1：重要かつ緊急度が高い （クレーム処理、期限が迫っている仕事）
- 優先度2：重要だが緊急度は低い （まだ期限に余裕のある仕事、日程管理、自己啓発）
- 優先度3：重要ではないが緊急度は高い （電話対応、報告書、メール、予定された会議）
- 優先度4：重要でなはく緊急度も低い （何もしない待ち時時間／移動時間）
緊急度と重要度のマトリクス
このリストを提唱するサイトでは優先度２にの大切さを伝えます。私もそれには同意しますしあなたも理解しているのではないでしょうか。
しかし悩むのは優先度３をどう対応するかです。この項目に縛られていしまうために時間がなくなるのではないでしょうか。
優先度３の対処方法
わかります。優先度高くないです。できるならサクッと済ませたいです。
でもそれが出来ずに時間がとられているのが現状ですが、どうやったらこの作業を負担なくできるのでしょうか。
優先度3には以下ような仕事が一般的に分類されます。
- 電話対応
- 報告書
- メール
- （重要ではない）予定された会議
では順番に見ていきます。
電話対応とメール対応
電話はでましょう。でもその依頼内容は注意深く確認が必要です。鍵は「時間」です。
メールは確認する時間を決めます。短くても1時間に一回程度に、理想は半日に1回です。
すぐにやってしまいましょう。相手も10分程度でおわる内容と思って以来している場合は時間をかけると機嫌を損ねます。
いつまで必要なのかしっかりと確認して、出来るかできないか判断しましょう。
もしも、今日の予定で無理と判断した場合は
その予定時間までには無理ですが、いつまでならできます。という返事をしましょう。
報告書
報告書は一度報告したら終わりではなく、仕事をしている以上何かが終わるたびに求められるかとおもいます。このような物はフォーマット化しすることをお勧めします。
会社にすでに書式がきまっているかもしれませんが、あなたの書くところは空白ですよね。
その部分をどのように描くかあらすじで決めしまい自分のフォーマットを作ります。
これを作るには過去に自分が提出した書類をみてどのように作成すればまとめやすいのかしっかりと確認して作るいます。この作業は優先度１になります。
フォーマットができればあとは毎回それに沿ってかいていけば時間短縮になります。業務によって違うと思いますが思いつく例をあげます。
- 手書きであればエクセル等を使っていいか打診
- 業務内容等はいつも同じ流れで書くように決めておく（前回との比較、「何をしてどうなったのか」、「なぜそうなったのか」、「次に何をすればいいのか」を書く）
（重要ではない）予定された会議
会議は予定されているのでいつ始まるのか、どのくらい時間がかかるのか、またその会議のなかで自分の立場の重要度がわかるとおもいます。もしも重要度が低い会議では以下の対策が考えれます。
褒めらえる行為ではありませんが…
事前にメモ等持ち込み他の優先度１または３の期限の迫っている仕事の内職を行う。
具体的には、
- 報告書のアウトライン等をメモ帳に書く
- メールの返信内容を考える。
- 規格の内容を考えてアウトラインなどキーワードの書き出しなど。
やりすぎると会議の不参加具合が見て取れるので注意が必要です。
この管理ができると……
締め切りに余裕を持てる
この管理ができるとしっかりと優先度の高いものから処理するので、もう締め切りを過ぎるということはありません。今まで、締め切りギリギリになり深夜残業等を行っていたあの日々は過去の物となるでしょう。
全体の様子が見渡せる
常に上の表を意識して仕事をすうことで今のやらねけらばならないこと、どれだけ仕事が残っているのか、また優先度１の物が沢山あり溢れそうな場合も早めに状況を見極めることができるようになります。
まとまった時間を確保する
細切れにな時間では有効活用できない業務もある。
仕事はバラバラに切れても、問題なくできる仕事と中断してしまうと再開するのに手間取ってしまう仕事があります。具体的には以下でないでしょうか。
- 新しい企画を練ったりしている時さっきまでまとまりかかった良いアイデアを忘れてしまう。
- 複雑なお金や技術的な計算行っていて途中の計算の理解を忘れてしまう。
- 図面を作成していたり、プログラムを書いている途中で前に自分が書いた内容を忘れてうまく続きがかけない。（エンジニアの場合）
- 日程管理
- 自己啓発
- 報告書
注意：など考えられますがもちろん業種によっては上記が当てはまらない場合もあると思います。
上記の中断NGの仕事を行う場合は途切れないようにある程度まとまった時間を確保することが重要です。
この管理ができると……
効率が上がり短時間しあがる
まとまった時間を確保してある程度キリのいいところまで行えるので、今まで再開するたびに前回の所まで少し振り返ってから行っていた作業が必要なくなり、結果一つのタスクの完了までの時間が短縮できます。
学習の助けになり覚えられる
再開するたびに振り返っていると、なかなか身に入らず脳に定着しずらかったとおもいますが、ある程度納得できるところまですすめられうようになると、その事柄を覚える助けになります。
アイデアが生まれる
企画立案とは一般的に色々な断片てきなアイデアをつなぎながら新しいアイデアや手法が作るのが一般的になっていますが、まとまった時間で行うと思考を中断されず、新しいアイデアがうまれやすい。
やる事リストを朝つくる
計画的な位置のために朝に予定をたてよう。
優先度はきまりましたがどの仕事をどのくらいやるのを決めたいといけません。一般的にいう「ToDo」リストをその日の朝に作成します。朝に作成する理由は以下です。
- 朝一番の現状を確認してその日の優先度を反映させるため
- その日の体調を考慮するため
- その日の一日の流れを自分でイメージできるため
またやる事リストは人によって昼事に見直しが必要です。
その理由は、上司や先輩、電話、メール等から頻繁に要求が入る人はその中に優先度１の業務が飛び込む可能性があるためです。
この管理ができると……
無駄時間を減らせる
次は何をするのかと考える必要がなく予定された通りに行えばいいので立ち止まって考える必要が無くその立ち止まる無駄な時間が減らせます。
ストレスがが減らせる
一日の予定が可視化されており、仕事を進めるたびにアイテムが減っていくことで着実に進んでいる事を時間できるので、いままでのような一日「何も進まなかった」というようなストレスが無くなる。
予定を入れない時間を作る
ブロックして作った時間が余裕を生みます。
仕事を行っているといままで対応に追われていた優先度３のアイテム、「重要ではないが緊急度は高い」が割り込んできます。また場合によっては問題が発生して優先度１のアイテム「重要かつ緊急度が高い」が割り込むことが日常には想像できます。
そのれらの仕事を処理するために一日予定を入れない時間を準備しておきます。
この管理ができると……
遅れを発生させない
余裕のない日程を組んでいると想定外が発生した場合に予定が崩れてしまいます。空白の時間があれば緊急時にその時間枠を使って処理でき、もともとの予定を遅らせずに進められます。遅れたとしてもこの余裕が助けになるはずです。
心に余裕がうまれる
「緊急時の対策が備えてある」というのは心強いものです。備えがあると心に余裕がうまれリラックスした気持ちで仕事に取り組めますね。
問題が発生しない場合は有効活用
もしも一日の終盤で問題が発生しなかった場合この空白の時間は自由につかえます。この時間は優先度2のアイテムの相性がいいです。うまく活用すると成長につなげられる大切な時間になります。
一日の流れに習慣化する
必要なことも習慣化できると無意識に行えるようになります。
ある程度時間帯ごとに決まった作業をするようにすると体にリズムができて、業務に取り掛かりやすいですまた時間帯ごとの特徴も反映させるとさらに有効活用できるのではないでしょうか。
- 出社直後：メールのチェックとそのほか依頼がきていないかのチェック
- 一日の予定を立てる：ToDo
- 午前中の仕事１：まとまった時間が必要な業務を行う（主に優先度２）
- 午前中の仕事２：午前中締め切りの仕事をおこなう
- 午後の始まり：メールや依頼事項の確認をして再度ToDoリストの見直し
- 午後の仕事１：優先度１の仕事を行う
- 午後の仕事２：優先度3の仕事を行う
- 午後の仕事３：もしも時間に余裕があれば優先度３をおこなう
この管理ができると……
ここまでの管理ができるようになると、もう日程の管理は日常となり、管理するのも難しくなくなります。管理の作業が日常のなかに溶け込みます。
この方法で得られる大きな3つの変化
各々見ると色々な効果がえられることがわかりました。これがまとまると以下の大きな効果を生み出せます。
十分な成長を伴える仕事の時間
本来やらないといけなかった「優先度2：重要だが緊急度」を使う時間が確保できてて業務で成長を感じることができます。また成長が時間できるとやりがいを感じるきっかけになることもあります。
圧倒的な業務効率の改善
いままで雑然としていた各業務が優先度と重要度にきれいに整理されしかも日々の日程のなかにしっかりと取りこぼしなく込み無作業がいちいち仕事を立ち止まることなく行えます。しかも非効率だった分断された業務もまとまって行えるようにあるために圧倒的に時間が効率的に使えます。
もう現在の仕事のやり方には絶対に戻れれなくなります。
評価を得られる
仕事が時間に終わり、企画の発案など、大切な業務には必要な時間を使えているので以前よりも良い提案ができりょうになるはずです。その結果、仕事では評価につながるのではないでしょうか。
まとめ : 時間管理で得られることは？
さて、色々と説明してきましたがまとめると行うべきことは以下になります。
時間管理をおこなうためには以下の5つの項目をすることをお勧めします。
- 仕事の優先度を考える
- まとまった時間を確保する
- やる事リストを朝つくる
- 予定を入れない時間を作る
- 一日の流れに習慣化する
またこれだけの事を実行すると圧倒的な効果としてして以下をえられるようになります。特に時間の効率化には大変有効です。
- 十分な成長を伴える仕事の時間
- 圧倒的な業務効率の改善
- 仕事のでの評価を得られる
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